En los últimos años, la necesidad de alinear la estrategia con la
operación del negocio y el desarrollo de la tecnología de información,
ha generado nuevas formas de gestionar los procesos en las
organizaciones. Business Process Management (BPM) aumenta la eficiencia
del negocio y genera las ventajas competitivas que exige el mercado.
En épocas pasadas, las actividades de la empresa no se percibieron
como conjuntos de acciones relacionadas por principios de causalidad, en
los que el resultado final era la consecuencia de la articulación de un
conjunto de actividades. Estos procesos fueron vistos como prácticas
dentro de áreas funcionales que no despertaron mayor interés por ser
automatizados.
Los procesos constituyen el foco y la unidad primaria de iniciativas
de automatización e integración de información, necesarios para
responder ágilmente a los cambios exigidos por la dinámica del mercado.
La gestión de procesos de negocio en estas condiciones ha dado origen a
una nueva etapa en la gestión de procesos denominada Business Process
Management (BPM).
BPM puede definirse como una metodología empresarial cuyo objetivo es
mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los
procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar,
monitorizar y optimizar de forma continua. BPM constituye una de las
tendencias en gestión, que permite de manera deliberada y colaborativa
manejar sistemáticamente todos los procesos de negocio de una empresa.
Los procesos de negocio son comúnmente encontrados en las
organizaciones y de manera transversal en las mismas. Existen muchos
tipos de procesos de negocio. Fundamentalmente, los procesos de negocio
son privados o públicos. Los procesos de negocio privados son aquellos
internos a la empresa y pueden estar a nivel estratégico, gerencial, u
operacional. Los procesos de negocio públicos involucran a las
organizaciones externas, por ejemplo envío de bienes, solicitud de
materiales, etc.
Desde un punto de vista del más alto nivel, existen dos perspectivas
principales de los procesos de negocio: la perspectiva de nivel y la
perspectiva de las competencias principales.
La perspectiva de nivel clasifica los procesos de negocio en niveles
similares a los de los gráficos de organización tradicionales. En esta
perspectiva se definen tres niveles de actividades: control operacional,
control gerencial, y el planeamiento estratégico.
La perspectiva de las competencias principales se enfoca en el punto
de quiebre de las responsabilidades. Esta perspectiva agrupa los
procesos de negocio por su función, o más específicamente por sus
competencias principales. Hay 3 grupos principales: Procesos del Núcleo
del Negocio, Procesos de la Gestión del Negocio, y Procesos de Soporte
al Negocio.
BPM se soporta sobre tecnología de información para automatizar
tareas y dar agilidad a los cambios requeridos por la empresa. La
tecnología que posibilita la implantación y adopción de BPM constituye
una categoría nueva de sistemas informáticos denominada Business Process
Management System (BPMS). A diferencia de los sistemas de información
tradicionales basados en la gestión de datos, estos sistemas se
especializan en la gestión de procesos de negocio. Un BPMS puede ser
definido como un conjunto de utilidades de software para definir,
implementar y mejorar procesos de negocio que cumplen con un grupo de
características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM.
Adoptar el Business Process Management tiene beneficios para la
empresa. Es una característica natural en las personas entender un
objeto o fenómeno a través de modelos. De esta manera, uno puede
identificar visualmente los problemas, y los modelos pueden señalar
mejoras previamente no visibles, mejoras necesarias para optimizar una
situación. Esta lógica se aplica también a los procesos de negocio. El
modelamiento de procesos en un negocio, o incluso a través de los
negocios, puede traer inmediata identificación del problema y es una
herramienta importante para la simulación de las eficiencias de ciertos
procesos. Algunos de los beneficios de analizar y modelar los procesos
de negocio son los siguientes:
1. Aumenta la visibilidad y el conocimiento de las actividades de la compañía.
2. Aumenta la habilidad para identificar cuellos de botella.
3. Aumenta la identificación de potenciales áreas de optimización.
4. Reduce tiempos de espera.
5. Mejora la definición de roles y funciones en la compañía.
6. Es una buena herramienta para la prevención de fraudes, auditoría, y para cumplir con regulaciones.
Lograr estos beneficios es resultado de la aplicación metódica de
prácticas de gestión, de la implantación y adopción de formas de operar
automatizadas y estratégicamente seleccionadas. Existe un Ciclo de Vida
del Business Process Management. Este ciclo (genérico) consiste de:
1. Diseño del Proceso. En esta fase, los procesos “as is” que están
en papel, son modelados electrónicamente en un sistema BPM (BPMS).
2. Configuración del Sistema. En esta fase se configura el BPMS y la infraestructura de sistema en la que se apoya.
3. Ejecución del Proceso. Los procesos de negocio electrónicamente modelados, son desplegados en el BPMS.
4. Diagnóstico. Con herramientas de análisis y monitoreo apropiadas,
el analista de BPM puede identificar y mejorar cuellos de botella y
potenciales vacíos causantes de fraudes, en los procesos de negocio.
Podemos concluir que el BPM es el entendimiento, gestión e innovación
de procesos, alineados con la estrategia de negocio para asegurar la
efectividad del proceso y crear valor a la cadena productiva de la
empresa. Se lleva a la práctica integrando la estrategia los procesos y
la tecnología, la cual emplea estándares de modelamiento para permitir
una comunicación fluida y con menor esfuerzo entre procesos de negocio y
las compañías del sector.
Elaborado por:
Héctor Meneses
